为进一步规范物业专项维修资金（以下简称维修资金）的使用管理，保障物业共用部位、共用设施设备在保修期满后的维修、更新和改造，维护业主的合法权益。根据《住宅专项维修资金管理办法》、《浙江省物业专项维修资金管理办法》及《海宁市物业专项维修资金管理办法》等相关规定，结合本市实际，现就维修资金使用相关业务流程通知如下：
一、使用申请人
（一）成立业主委员会的，业主委员会或受其委托的物业服务企业为申请人。
（二）未成立业主委员会的，社区居委会或受其委托的物业服务企业为申请人。
二、申请使用条件
物业共用部位、共用设施设备保修期届满，且维修（更新、改造）项目符合维修资金使用范围。
三、适用范围
维修资金使用分为一般维修资金使用和应急维修资金使用。
（一）应急维修资金使用适用范围
物业共用部位、共用设施设备保修期满后，发生危及房屋或人身安全、影响业主正常生活等紧急情形之一的可应急使用维修资金。
1.楼体外立面、屋面瓦片等有脱落危险需要消除；
2.停水、停电、电梯全部停运；
3.消防设施设备存在重大火灾、安全隐患；
4.法律、法规、规章规定的其他危及房屋或人身安全，需要立即维修和更新、改造的情形。
（二）一般维修资金适用范围
适用除应急维修范围以外，符合物业专项维修资金使用要求的，均为一般维修资金使用。
四、使用监管
维修资金使用引入第三方监督制度，由第三方监督服务机构提供预算审核、过程跟踪、结算审计等监督服务，第三方监督服务机构由申请人自行确定，费用在维修资金中列支。
维修资金使用项目工程预算在5万元以内的，应当由第三方监督服务机构实施结算审计，一次性拨付；工程预算在5万元（含5万元）以上50万元以内的，应当由第三方监督服务机构实施预算审核、结算审计；工程预算在50万元（含50万元）以上的，应当由第三方监督服务机构实施预算审核、过程跟踪、结算审计。
预算审核和结算审计原则上不得为同一家第三方监督服务机构；过程跟踪和结算审计原则上不得为同一家第三方监督服务机构。
五、维修资金使用流程
（一）一般维修资金申请使用
第二步：提出维修方案和资金使用预算。根据物业的实际情况，对需要维修的共有部分（共有设施设备）制定维修（更新、改造）方案及资金使用预算；
第三步：公告。在物业区域显著位置和“嘉物管”平台以公告的形式把项目维修（更新、改造）方案及资金使用预算告知全体业主，并告知书面征询业主意见的相关事项；公告内容包括：1.授权委托书、2.项目维修（更新、改造）方案及资金使用预算、3.项目维修详细方案和报价单、4.公告。
第四步：书面征询相关业主的意见，申请人应当使用“嘉物管”电子投票系统征询相关业主意见，线下征询意见的需录入“嘉物管”电子投票系统，在系统内下载投票表决结果在小区和“嘉物管”公示，公示期不少于7天。
第五步：预算审核。对通过业主征求意见的维修项目，申请人应及时委托第三方机构对维修项目进行费用预算审核。
第六步：申请使用。申请人将相关材料汇总后,报送至维修资金管理机构。维修资金管理机构对维修项目及提交材料进行审核，审核通过的，由申请人开具收据后，按预算审核报告的70%划转至申请人（无预拨费用项目直接在结算环节一次性拨付）。
第七步：施工和验收。申请人应详细记录维修（更新、改造）项目施工过程情况，积极配合第三方机构对维修工程实施过程跟踪等。项目维修完成后，由业主委员会对工程质量进行验收（业委会未成立的由社区居委会验收），并填写《物业项目维修（更新、改造）验收表》；
第八步：工程结算审核。通过验收以后，申请人应及时委托第三方机构对维修项目进行费用结算审核并出具工程造价结算审核报告。
第九步：公示。申请人将相关资料在物业区域显著位置和“嘉物管”平台公示，公示内容包括：1.验收合格证明、2.施工合同、3.结算审核报告、4.结算费用相关业主分摊清册、5.过程跟踪报告，公示期不少于7天。
（二）应急维修资金使用
第二步：应急维修资金使用确认。符合适用范围的，由申请人持相关证明材料向属地镇（街道）提出书面申请，由属地镇（街道）会同相关行政主管部门或委托具有资质的专业机构等对应急维修事项核实，并出具物业项目应急维修事项确认书（附件1）。
第三步：提出维修方案和资金使用预算。与一般维修资金使用程序相同。
第四步：预算审核。与一般维修资金使用程序相同。
第五步：申请使用。与一般维修资金使用程序相同。
第六步：施工和验收。与一般维修资金使用程序相同。
第七步：工程结算审核。与一般维修资金使用程序相同。
第八步：公示。将相关资料在物业区域显著位置和“嘉物管”平台公示，公示内容包括：1.授权委托书、2.项目维修（更新、改造）方案及资金使用预算、3.项目维修详细方案和报价单、4.验收合格证明、5.施工合同、6.结算审核报告、7.结算费用相关业主分摊清册、8.过程跟踪报告，公示期不少于7天。
第九步：申请资金拨付。与一般维修资金使用程序相同。
六、其他事项
（二）第三方监督机构工程造价预结算审核报告和过程跟踪报告是市维修资金管理机构受理、划转维修资金的主要依据。各物业服务企业、各小区业主委员会及其他维修资金使用申请人应认真落实，严格依法依规规范物业专项维修资金的申请使用，确保资金使用合理，维修质量有保障。